Brigádníci se na konci prázdnin střídají a na podzim nastupují noví lidé. Jak nastavit role a oprávnění tak, aby se nový člověk zaškolil rychle — a přitom neměl přístup k tomu, co ho nemá zajímat.
Konec prázdnin je nejhorší chvíle na improvizaci
Letní brigádníci se během srpna postupně vytrácejí zpátky do škol a na jejich místo nastupují lidé, kteří váš provoz ještě neznají. Gastro má fluktuaci vysokou celoročně, ale přelom srpna a září je z celého roku nejostřejší — často měníte několik lidí naráz a zaškolujete je v běžícím provozu.
A právě tady vzniká chyba, kterou vídáme nejčastěji: nový člověk dostane přihlášení někoho jiného. „Zatím pracuj pod Péťou, pak ti to nastavíme.“ Chvíli to funguje a nikdo to neřeší — jenže od té chvíle nemáte v datech ani ponětí, kdo co udělal. Žádná tržba na osobu, žádná dohledatelnost storna, žádný podklad pro rozdělení spropitného.
Založit vlastní účet přitom trvá minutu. V Nastavení > Firma > Uživatelé zadáte jméno, přihlašovací jméno, PIN a přiřadíte roli. PIN se ukládá jako hash (PBKDF2) a synchronizuje se na všechna zařízení firmy, takže se nový člověk přihlásí na kterékoliv pokladně.
Čtyři role: začněte šablonou, ne od nuly
Kasyro má čtyři přednastavené role a pro drtivou většinu provozů stačí prostě sáhnout po té správné.
Pomocník má 15 oprávnění — přijímání objednávek, jednoduché platby, žádný přístup do nastavení. To je přesně ta role, kterou chcete dát někomu první den. Obsluha má 58 oprávnění: platby všemi metodami, slevy v limitu, pokladní operace a základní statistiky — standardní personál, který už ví, co dělá. Manažer má 90 a přidává refundace, úpravu směn, pokročilé statistiky a správu katalogu a provozovny. Administrátor má 110 a plný přístup včetně správy uživatelů, modulů, zabezpečení a exportů dat.
Praktické doporučení: nového brigádníka pusťte první směnu jako Pomocníka, i když má nakonec dělat Obsluhu. Rozdíl v UI je znatelný, méně tlačítek znamená méně chyb a méně dotazů. Po pár směnách mu roli přepnete — trvá to jedno klepnutí.
A hlídejte si administrátory. Role Administrátor jako jediná umí měnit role a upravovat oprávnění ostatním. Pokud ji má půlka lokálu, celý systém rolí ztrácí smysl.
Role je šablona, ne ortel
Přednastavené role nemusí sedět na váš provoz do posledního detailu — a nemusí. Po přiřazení role můžete konkrétnímu člověku jednotlivá oprávnění přidat nebo odebrat. Takového uživatele pak v seznamu poznáte podle přípony „(upraveno)“ u názvu role, takže se nestane, že byste po půl roce nevěděli, proč se jeden člověk chová jinak než ostatní.
Typický případ: zkušená Obsluha, které chcete povolit refundace, ale zbytek manažerských práv ne. Nebo naopak Manažer na baru, kterému nechcete dávat přístup k exportům dat. Obojí je otázka dvou přepínačů, ne budování vlastní role od nuly.
Počítejte i s tím, že někdo PIN zapomene — v gastru po dvou týdnech volna spolehlivě. Administrátor nebo manažer s oprávněním pro správu uživatelů nastaví v detailu uživatele nový PIN. Původní se zobrazit nedá, což je záměr: neexistuje způsob, jak by se cizí PIN dal z aplikace vyčíst.
Systém navíc obsahuje progresivní ochranu proti opakovanému špatnému zadání PINu, takže hádání cizího přihlášení není cesta, kudy se dá projít.
Kontrola bez podezírání
Smyslem rolí není nikoho hlídat, ale zúžit prostor, kde se dá udělat chyba. Zpětná kontrola je pak druhá polovina — a měla by být rutina, ne reakce na podezření.
Dvě místa stačí. Stornované účty se nepočítají do tržby a při zapnutém automatickém tisku se u nich tiskne storno účtenka, takže po nich zůstává stopa; když se storna kupí u jednoho člověka nebo v jednu denní dobu, je to signál k rozhovoru — často jde o špatné zaškolení, ne o nekalost. Druhým místem jsou Směny a Uzávěrky ve statistikách: tržba na osobu a na směnu ukáže, kdo se rozjel a kdo se ještě rozkoukává.
Stojí za zmínku, že statistiky rozlišují oprávnění na „vlastní“ a „všechna data“. Obsluha tak může vidět svoje čísla — což bývá dobrá motivace — aniž by viděla tržby celého podniku nebo výsledky kolegů.
Až budete zaškolovat dalšího člověka, projděte tenhle seznam znovu. Zabere to pět minut a ušetří vám to hodiny dohadování nad tím, kdo co v které směně udělal.