Zahrádka se zavírá a s ní končí nejsilnější čtvrtletí roku. Čtyři věci, které se vyplatí udělat teď — než se čísla rozejdou a než na ně přestane být čas.
Nejdřív se podívejte, co sezóna vlastně vydělala
Zahrádka se zavírá, nábytek jde do skladu a provoz se vrací do normálu. Právě teď — ne v prosinci — je správný čas sednout si k číslům. Data jsou čerstvá, sezóna je uzavřená a ještě si pamatujete, proč byl třetí srpnový víkend takový, jaký byl.
Začněte porovnáním období. Na nástěnce ve statistikách nastavte časový filtr na letní měsíce a projděte tržbu v čase, Top 10 produktů a týdenní vzorec. Zajímá vás hlavně to, co vás překvapí: položka, která se prodávala mnohem líp, než jste čekali, den v týdnu, který zaostal, nebo hodina, kdy se kuchyně zbytečně zastavila.
Záložky Směny a Uzávěrky doplní druhou polovinu obrázku — kolik lidí jste na tu tržbu potřebovali. Sezónní špička se dá odpracovat i draze; ze samotné tržby to nepoznáte.
Inventura: teď, nebo už nikdy pořádně
Inventura po sezóně je jediná chvíle, kdy máte reálnou šanci srovnat sklad do pravdy. Po třech měsících nárazového provozu se rozdíly nasčítaly — a čím déle budete čekat, tím hůř se dohledá, kde vznikly.
Nemusíte hned na kompletní inventuru. Když chcete začít tam, kde se ztrácí nejvíc, pusťte si typ Dle kategorie a vezměte nejdřív alkohol a nápoje. U zboží s čárovými kódy je nejrychlejší typ Sken — položky přidáváte postupným skenováním. Selektivní inventura se hodí na pár konkrétních položek, u kterých máte podezření.
Jednu věc doporučujeme zapnout: Slepý režim. V něm se během počítání nezobrazují očekávaná množství, takže ten, kdo počítá, se nemá jak „trefit“ do systému. Rozdíl, který takhle vyjde, je skutečný rozdíl — a o ten vám jde.
Výsledek uvidíte jako tabulku rozdílů, manko červeně a přebytek zeleně, s přepočtem na nákupní nebo prodejní ceny. Uložením vznikne inventurní doklad a sklad se srovná. Když to nestihnete napoprvé, nevadí: nedokončená inventura se sama uloží jako koncept.
Co chce účetní — a jak jí to poslat
Účetní od vás potřebuje čísla, ne přístup do pokladny. V sekci Další > Data > Export vygenerujete přesně to, co potřebuje, a pošlete jí hotový soubor.
Základ je export Tržby za zvolené období. PDF obsahuje souhrn, platební metody, kategorie, top produkty, daňový rozpad i denní přehled — typicky vše, co je k uzavření období potřeba. Pokud si chce s daty počítat sama, pošlete XLSX; má listy Účtenky, Položky objednávek a Platby.
Ke skladu patří dva reporty: Stav skladu jako snímek zásob k dnešnímu dni, včetně nízkých a záporných položek, a Pohyby skladu za období s příjmy, výdeji a prodeji. Právě po dokončené inventuře dávají oba největší smysl — čísla v nich už odpovídají realitě.
Než cokoliv odešlete, zkontrolujte si to na záložce Daně ve statistikách. Najdete tam rozklad tržby podle sazeb se základem daně a DPH v jedné tabulce. Když něco nesedí, poznáte to tady, ne až od účetní.
Nastavte si zimu podle toho, co jste zjistili
Poslední krok je ten, na který nejčastěji nedojde: podle zjištěných čísel upravit provoz na zimu.
Projděte katalog a rozhodněte, co ze sezónní nabídky zůstane. Kategorie, které přes zimu nepoužijete, můžete vypnout přepínačem Aktivní — data zůstanou, jen se nepletou obsluze při hledání. Na jaře je zase zapnete.
Stejně to funguje u cenových hladin, což je u zahrádky ta nejužitečnější drobnost: deaktivovaná hladina se přestane nabízet v pokladně i v editoru produktu, ale její definice včetně cen u jednotlivých položek zůstane zachovaná pro pozdější zapnutí. Nemusíte tedy na jaře nic přecenovat znovu — jen hladinu vrátíte do provozu. Pokud jedete časované hladiny, ověřte si po zavření zahrádky naostro, že se přepínají tak, jak mají. Lepší teď než u prvního hosta.
A úplně nakonec si udělejte zálohu. V Další > Data > Záloha vznikne šifrovaný soubor s příponou .kasyro, který obsahuje kompletní data firmy — uložte ho mimo pokladní zařízení. Máte tím zafixovaný stav ke konci sezóny, po inventuře a exportech. Když se v zimě něco pokazí, máte se kam vrátit.